Em vez de começar pela ferramenta, abra cinco solicitações que a empresa considera encerradas. Escolha ocorrências reais, feitas por pessoas e em dias diferentes. Depois entregue os registros a alguém que não participou do trabalho e faça um pedido: reconstrua o caminho de cada solicitação, do momento em que surgiu até a entrega final.
Se essa pessoa precisa telefonar para quem executou, completar lacunas por memória ou adivinhar por que uma decisão foi tomada, os registros ainda não sustentam a automação do fluxo atual sem que alguém complete regras por suposição.
O teste não exige um sistema sofisticado. Ele exige rastros.
O processo real precisa caber numa linha do tempo
A visão geral de mineração de processos da Microsoft parte de uma ideia útil: sistemas podem registrar eventos e permitir que a empresa enxergue como o processo acontece de fato, em vez de depender apenas do procedimento desenhado.
Na preparação desses dados, a documentação do Power Automate exige um identificador para cada caso, o nome de cada atividade e marcações de tempo. Um registro de evento tem uma marca de tempo; um registro de atividade pode ter início e fim. Numa análise manual, a ideia útil é acompanhar cada solicitação ao longo do caminho sem misturar uma ocorrência com outra.
Monte uma tabela simples. Para cada caso, registre:
1. qual fato iniciou o trabalho; 2. quais informações chegaram e de onde vieram; 3. quais etapas aconteceram, em que ordem e em qual sistema; 4. quais decisões mudaram o caminho e qual informação sustentou cada uma; 5. qual saída foi produzida, para quem e em que lugar ficou registrada.
Entradas e saídas não são detalhes de implementação. Sem saber o que chega, em qual formato e o que caracteriza uma entrega concluída, qualquer desenho do fluxo dependerá de suposições.
O que o teste permite concluir
Compare as reconstruções. Quando os casos formam linhas do tempo compreensíveis, as entradas podem ser localizadas, as decisões podem ser explicadas com a informação disponível e a saída tem um destino reconhecível, existe uma base concreta para especificar um fluxo e criar um protótipo.
Quando as versões divergem, o resultado também é útil. Talvez o processo comece antes do ponto que aparece no sistema. Talvez uma aprovação aconteça numa conversa e nunca seja registrada. Talvez “concluído” signifique enviar um arquivo para uma pessoa e atualizar o cadastro para outra.
Isso não prova que a automação será barata, segura ou vantajosa. Também não escolhe a tecnologia. O teste responde a uma pergunta anterior: conhecemos o processo real o bastante para dizer a uma máquina quando começar, o que receber, como avançar e o que entregar?
Um desenho bonito mostra como o trabalho deveria acontecer. A rastreabilidade de casos reais mostra se a empresa já consegue especificar o fluxo com base em registros ou se ainda precisará preencher regras por suposição antes do protótipo.
